Outlook 署名 設定方法｜新規作成と署名 編集の手順
Outlookの署名は、メールの末尾に氏名、会社名、部署、電話番号などを自動的に挿入するための機能です。新規メール用と返信・転送用で別の署名を指定できる環境もあります。
新しいOutlook・Web版で署名を設定する
新しいOutlookでは、基本的に「設定」→「アカウント」→「署名」から作成・編集します。複数のメールアカウントを登録している場合は、どのアカウントに対する署名なのかを確認してから保存しましょう。
「Outlook 署名 編集」を行いたい場合も同じ設定画面を開き、登録済みの署名を選択して内容を修正します。部署異動や電話番号変更の際は、古い情報が残っていないか確認することが大切です。
従来のOutlookで署名を設定する
従来のOutlookでは、新しいメール作成画面を開き、「署名」→「署名」から新しい署名を作成できます。利用するメールアカウントを選択し、本文として表示したい署名を入力して保存します。
署名に画像や装飾を多く入れすぎると、相手のメール環境によってレイアウトが変わる場合があります。仕事用であれば、氏名・会社名・所属・連絡先など必要な情報を簡潔にまとめると見やすくなります。
Outlook 辞書登録・単語登録で迷ったら「2種類の辞書」を区別する
「Outlook 辞書登録 単語登録」には、大きく分けて日本語変換のためのIME辞書と、スペルチェック用のOfficeユーザー辞書の2種類があります。この違いを理解することが重要です。
日本語の変換候補に名前や専門用語を登録したい場合
たとえば「やまだしょうじ」と入力して「山田商事」をすぐ変換できるようにしたい場合は、OutlookそのものではなくWindowsのMicrosoft 日本語IMEへ単語登録します。
Microsoft IMEでは、IMEの設定にある「学習と辞書」→「ユーザー辞書ツール」から登録できます。また、WindowsのタスクバーにあるIMEのアイコンを右クリックして単語追加の項目を利用できる環境もあります。
英単語などをスペルミス扱いされないようにしたい場合
会社名や製品名などをOutlookのスペルチェックで正しい単語として扱わせたい場合は、Officeのユーザー辞書へ追加します。従来のOutlookでは、「ファイル」→「オプション」→「メール」→「スペルチェックとオートコレクト」→「校正」→「ユーザー辞書」から確認できます。
つまり、日本語入力の変換候補を増やしたいならIME、スペルチェックの判定を変えたいならOffice側のユーザー辞書、と覚えるとわかりやすいでしょう。
outlook アドレス帳 登録｜連絡先を追加する方法
現在のOutlookでは、「アドレス帳」という言葉だけでなく「連絡先」または「People」という名称が使われています。
新しいOutlookやOutlook.comでは、連絡先画面を開いて「新しい連絡先」を選び、名前、メールアドレスなどを入力して保存します。また、受信したメールの差出人名を選び、表示されたプロフィール情報から連絡先へ追加できる場合もあります。
よくメールを送る相手を登録しておけば、宛先入力時に名前から候補を探しやすくなります。ただし、会社のMicrosoft 365環境では、組織が管理しているグローバルアドレス一覧と、自分で登録した個人の連絡先は別のものです。
outlook アドレス帳 移行｜CSVを使う方法
Outlookの連絡先を別の環境へ移したい場合は、CSV形式を利用する方法があります。新しいOutlookでは、連絡先画面から連絡先をCSVファイルとしてエクスポートし、移行先の対応するインポート機能から読み込むことができます。
従来のOutlookでも、インポート・エクスポート機能を使ってCSV形式で連絡先を移動できます。
移行前には、エクスポートしたファイルを安全な場所に保管しておくことをおすすめします。CSVを編集する場合は、氏名やメールアドレスの列を不用意に変更すると正しく読み込まれない可能性があるため注意してください。
outlook メール 振り分け｜ルールを使って受信トレイを整理
Outlookの「ルール」を設定すると、「特定の差出人から届いたメールを専用フォルダーへ移動する」「件名に特定の文字が含まれるメールを分類する」といった処理を自動化できます。
従来のOutlookでは、対象のメールを右クリックし、「ルール」→「ルールの作成」から条件と処理内容を設定できます。新しいOutlookやWeb版では、設定画面の「メール」→「ルール」から管理できます。
ルールが突然動作しなくなった場合は、移動先として指定したフォルダーが削除されていないか、ルールが無効になっていないか、条件が重複していないかを確認しましょう。
outlook 自動応答 設定｜休暇や出張中の不在通知
Microsoft 365など対応するアカウントでは、不在時の自動応答を設定できます。
新しいOutlookでは、基本的に「設定」→「アカウント」→「自動応答」を開き、自動応答を有効にします。開始日時と終了日時を指定すれば、休暇終了後に解除し忘れるリスクも減らせます。
従来のOutlookでは、対応アカウントで「ファイル」→「自動応答」から設定できます。
アカウントの種類によっては「自動応答」の項目が表示されません。その場合、従来のOutlookではルールを利用した代替方法がありますが、設定内容によってはOutlookを起動したままにする必要があります。
Outlook カレンダー 共有方法｜相手に見せる範囲も確認
Outlookの予定表は、他のユーザーと共有できます。仕事でチームの予定を確認したり、家族間でスケジュールを共有したりする際に便利です。
新しいOutlookやWeb版では、予定表を開き、「予定表の共有」または「共有」を選択して、共有したい相手の名前またはメールアドレスを指定します。その後、相手にどの範囲まで見せるかを設定します。
単に予定の有無だけを見せる設定と、予定の詳細を表示できる設定、編集できる設定などは意味が異なります。会社の予定表には会議名や取引先名などが含まれることもあるため、必要以上の権限を付与しないことが大切です。
会社・学校のMicrosoft 365では、管理者の設定によって組織外への共有が制限されている場合があります。
便利な設定を覚えた後に知っておきたいのが、「送ったメールを消せるのか」「突然Outlookが開かないときはどうするのか」という問題です。送信取り消しには重要な条件があります。
